Dasar Komputer Akuntansi SMK

 Materi  Pembelajaran KD 3.1 dan 4.1

3.1.  Menjelaskan spesifikasi sistem komputer yang diperlukan untuk menginstal program aplikasi komputer akuntansi yang dipilih.

4.1.  Menginstal program aplikasi komputer akuntansi pada sistem komputer yang telah dipersiapkan 

Pengertian Komputerisasi Akuntansi

Aturan tata buku mengharuskan pencatatan transaksi dilakukan berulang-ulang, mulai dari mencatat jurnal, klasifikasi transaksi, posting ke buku besar, membuat neraca lajur, menyusun laporan laba rugi, neraca hingga tutup buku dan sebagainya.Hal ini berakibat pada pembuatan laporan keuangan memerlukan waktu lama dan relatif sulit, apalagi bila transaksi dalam jumlah banyak.Sistem akuntansi berkembang sejalan dengan berkembangnya kebutuhan informasi, ilmu pengetahuan dan teknologi.Komputer akuntansi adalah program aplikasi yang digunakan untuk mengolah transaksi akuntansi dan menghasilkan laporan keuangan yang diperlukan.

Jenis- Jenis Aplikasi untuk Akuntansi dan Pengertiannya

A.  KRISHAND

Software Krishand PPN 1107, Krishand Withholding Tax, Krishand PPh 21, Krishand Payroll, Krishand General Ledger. Software Krishand PPN 1107 / Withholding Tax / Krishand PPh 21 merupakan software database  yang membantu Anda di dalam mempersiapkan formulir-formulir pajak. Dengan menggunakan software ini, persiapan pelaporan pajak Anda menjadi praktis dan efisien tanpa perlu dipusingkan oleh masalah-masalah seperti salah hitung, salah ketik ataupun kesalahan sepele lainnya. Software Krishand bukan hanya sekedar software pelaporan pajak, tetapi memberikan nilai lebih dari itu.Banyak laporan internal yang disediakan untuk membantu Anda menganalisa data yang telah diinput. Untuk membantu Anda melakukan pekerjaan seminimal mungkin, software Krishand dapat dimodifikasi untuk disesuaikan dengan  kebutuhan perusahaan Anda seperti setting print out pada blanko SSP atau Faktur Pajak, impor data penjualan untuk pembuatan Faktur Pajak secara otomatis, impor data Faktur Pajak Keluaran maupun Masukan dari file Excel, impor data PPh untuk pembuatan Bukti.

B.  ACCURATE V3 Standard

Software akuntansi dengan modul Account Payable, Account Receivable, Inventory, dan General Ledger yang terintegrasi. Dalam versi Standard, kami memberikan 2 (dua) license. Artinya, 2 user/client bisa menginput ke dalam 1 (satu) database dalam waktu yang bersamaan.Ada banyak fitur yang tersedia di Accurate 3. Fitur besar yang terdapat di versi ini adalah:

1. Pajak masukan di modul pembelian (Purchase order dan Purchase Invoice)

2. Harga satuan yang termasuk pajak (Inclusive Tax) di semua form yang ada hubungan dengan pajak (PPN).

3. Template untuk semua form dengan designer yang lebih mudah dan field-field yang lebih lengkap

4. Ongkos kirim (Freight) untuk modul pembelian dan penjualan

5. Sepuluh buah custom field yang tersedia di semua form yang berhubungan dengan item.

6. Perhitungan komisi Saleman yang lebih lengkap.

7. Penambahan modul Rekonsiliasi Bank.

Selain fitur-fitur besar di atas, berikut perincian penambahan / perbaikan fitur yang telah dilakukan di versi 3

C.   K-SYSTEM INDONESIA

K-System adalah program terpadu operasional dan akuntansi yang di design khusus

untuk kondisi Indonesia. Banyak perusahaan ingin melakukan komputerisasi karena dapat mempercepat operasional dan mempermudah kontrol. Data cukup diisi 1x dibagian operasional, faktur dicetak dari komputer dan proses pembukuan selanjutnya secara otomatis dikerjakan oleh komputer. Laporan yang dibutuhkanpun tersedia setiap saat.

D.  SAGE ACCPAC ERP

Adalah sebuah sistem akuntansi yang dikembangkan dengan arsitektur kelas dunia dan telah memenangkan berbagai penghargaan.Didesain untuk memenuhi kebutuhan perusahaan baik besar maupun kecil, Sage Accpac ERP dapat dijalankan dengan menggunakan berbagai pilihan database. Sage Accpac ERP memenuhi kebutuhan perusahaan akan suatu aplikasi manajemen bisnis end-to-end yang terintegrasi penuh. Sage Accpac ERP memberikan fungsionalitas kerja yang lebih baik dengan kinerja yang tinggi dan kebebasan pilihan bagi penggunanya.

 E.  MYOB ACCOUNTING 

MYOB (Mind Your Own  Business) Accounting merupakan software olah data akuntansi secara terpadu (integrated software), yaitu proses pencatatan data transaksi akuntansi dilakukan dengan cara mengentri data transaksi melalui media formulir yang terdapat dalam command centre, kemudian program MYOB akan memproses secara otomatis, cepat, tepat, dan terpadu ke dalam seluruh catatan akuntansi dan berakhir dengan laporan keuangan. MYOB Accounting dapat diterapkan pada berbagai jenis perusahaan, baik bidang jasa, dagang (retail) maupun industri (pengolahan), dan pertanian serta usaha-usaha yang lain.

Software ini dibuat oleh MYOB Limited Australia dan sudah dipakai di berbagai Negara, baik di Eropa, Amerika, Kanada, dan Asia.Saat ini sudah hadir MYOB Accounting versi 17.

Kelemahan dan Kelebihan dari masing – masing Aplikasi

A.   KRISHAND

KELEBIHANNYA

KEKURANGANNYA

1.Cepat dan Akurat

Dengan software Krishand, persiapan pelaporan pajak Anda akan terhindar dari kesalahan  seperti salah ketik, salah hitung, dsbnya, yang sering terjadi jika dilakukan secara manual.

1. Tidak tahu bagaimana caranya memulai mengembangkan OSS.

2. Praktis

Dapat mencetak langsung formulir pajak (yang telah disesuaikan dengan ketentuan dari kantor pajak) tanpa harus menggunakan blanko formulir pajak.

2. Model bisnis yang tidak mengikuti pola bisnis software proprietary

3. Review setiap saat

Memungkinkan untuk mereview dan menampilkan kembali berkas-berkas pajak yang lama tanpa harus mengutak-atik ataupun mencari-cari arsip fisik berkas.

3.Kepemilikan yang tidak jelas sehingga cenderung berlawanan ( anti-thesis ) dengan pola IPR ( Intellectual property Right ) yang juga sedang digalakkan oleh pemerintah dalam penelitian yang didanai selama ini.

4. Up to Date

Semua formulir perpajakan yang tersedia dalam aplikasi merupakan formulir terbaru yang sesuai dengan peraturan perpajakan terakhir.

4.Tidak adanya dukungan komersial.

5. Membuat kerja lebih efektif, efisien dan hemat waktu.

5. Terlalu banyak variasi dari OSS.6.

6. Usabilitas yang masih kurang baik.

7. Terbatasnya sumber daya manusia, aplikasi dan komitmen terhadap OSS.

B. ACCURATE V3 Standard

KELEBIHANNYA

KEKURANGANNYA

1. Customer & Vendor

Bisa mengisi Saldo awal lebih dari 1 invoice.

 1. Single login. Hanya bisa login menggunakan user supervisor.

2. Purchase Order

Ada penambahan field Terms, dan FOB

 2. Membuka database dari local PC, tidak bisa membuka database dari lokasi remote.

3.   Purchase Invoice

Terdapat field Fiscal Rate untuk pembelian mata uang asing dengan PPN.

3. OEM license, tidak bisa dimigrasikan atau dipindah ke komputer lain.

4. Receive Item

Tidak menjurnal ke Hutang dagang lagi, namun ke: Barang yang belum ditagih (Unbilled goods).

4. Tidak untuk pemakaian multiple user, tidak diperbolehkan menambah license.

5. Purchase Return (d/h: Debit Memo)

Nilai retur bisa memasukkan nilai Tax, Freight dan Discount dari Purchase Invoice.

5. Tidak mendapat diskon untuk major upgrade atau trade-in.

6. Vendor Payment (d/h: Make Payment)

Setiap form ada nomor urutnya agar mempermudah pengarsipan.

7. Sales Order

Ditambahkan field Salesman

8. Sales Invoice / Delivery Order

Item service dari SO bisa diproses lebih dari 1 Sales Invoice

C.  K-SYSTEM INDONESIA

KELEBIHANNYA

KEKURANGANNYA

K-System memberi pilihan untuk anda yang akan melakukan komputerisasi karena K-System adalah program yang sudah baku, lengkap, teruji, integrated dan sepenuhnya ditulis dalam bahasa Indonesia dan banyak pendukungnya. K-System berjalan di Linux & Windows. Saat ini K-System sedang dikembangkan ke Web Based.

1. Untuk keamanan dan purna jual yang terjamin K-System tidak dijual tetapi hanya disewakan dan biaya sewa sudah termasuk penyesuaian program & laporan.

2. Bagi perusahaan kecil, K-System single user diberikan secara cuma2 dan dapat pakai sepenuhnya di perusahaan, dan bagi Perusahaan menengah dan besar K-System single user ini bisa sebagai bahan pertimbangan untuk melakukan komputerisasi di Perusahaan.

3. Sayangnya komputerisasi bukanlan hal yang mudah.Tidak semua program sudah lengkap, integrated, teruji dan banyak pendukungnya. Source program juga tidak diserahkan sehingga program susah untuk disesuiakan sesuai dengan keinginan perusahaan.

D.   SAGE ACCPAC ERP

KELEBIHANNYA

KEKURANGANNYA

1. Efisien dan mudah digunakan

Hanya 1(satu) tipe dari database yang dapat digunakan untuk satu waktu. Jika digunakan untuk Btrieve dan kemudian untuk MSSQL, report sudah harus diganti.

2. Kemampuan reporting yang kompeten

Sering kali menghabiskan waktu untuk perbaikan data.

3. Dapat disesuaikan dengan ukuran dan kebutuhan perusahaan. Dengan tiga edisi (ERP100, ERP200, dan ERP500)

3. Sumber data ODBC harus dikonfigurasikan dengan tepat.

4. Terintegrasi penuh

4. Masalah hubungan/connectivity kemungkinan lebih sulit.

5. Support Windows dan Linux             

6. Kombinasi desktop base dan web base

Notes : Sage Accpac ERP mempunyai dua modul utama yang saling terintegrasi penuh, yaitu Financial Modulesdan Operational Modules.

Modul-modul finansial meliputi:

General Ledger, Accounts Payable, Accounts Receivable

Modul-modul operasional meliputi:

Order Entry / Sales Order, Purchase Order, Inventory Control

E.  MYOB ACCOUNTING 

KELEBIHANNYA

KEKURANGANNYA

1. User friendly (mudah digunakan), bahkan oleh orang awam yang tidak mempunyai pengetahuan mendasar tentang akuntansi.

1. Tidak ada module fixed assets, sehingga apabila perusahaan memerlukan modul untuk mengelola assets yang dimiliki maka harus membeli add on lagi

2. Tingkat keamanan yang cukup valid untuk setiap user.

2. Tidak ada module Intercompany Reporting, sehingga apabila perusahaan memerlukan modul untuk membuat laporan keuangan konsolidasi maka harus membeli add on lagi

3. Kemampuan eksplorasi semua laporan ke program Excel tanpa melalui proses ekspor/impor file yang merepotkan.

3. Kelemahan Multi Warehouse yang mengakibatkan pengelolaan atas barang konsinyasi relatif sulit dikelola di dalam MYOB.

4. Kemampuan trash back semua laporan ke sumber dokumen dan sumber transaksi.

4. Tidak dapat digunakan untuk mengelola perusahaan dengan multi company, artinya laporan konsolidasi tidak dapat diharapkan dapat dibuat dengan menggunakan MYOB.

5. Dapat diaplikasikan untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasikan.

5. database MYOB merupakan file based sehingga kurang optimal jika digunakan untuk transaksi yang besar dan kompleks. Isu terbaru MYOB akan menggunakan server-based untuk databasenya sehingga optimalisasi pengolahan data lebih realistis.

6. Menampilkan laporan keuangan komparasi (perbandingan) serta menampilkan analisis laporan dalam bentuk grafik.

7. Mudah dipahami dan digunakan, sehingga bisa diajarkan kepada siswa SMK/SMA dan mahasiswa, maupun dipelajari oleh user secara mandiri untuk aplikasi langsung dalam pengelolaan perusahaan.

8. Bisa diterapkan untuk jenis usaha yang ada di Indonesia, baik untuk skala kecil, menengah, dan besar

Keuntungan Penggunaan Aplikasi Akuntansi Komputer Dibandingkan dengan Cara Manual

Sudah tidak aneh lagi kalau sistem akuntansi sangat berkembang saat ini, dan bahkan setiap perusahaan harusnya mengembangkan sistemnya sesuai dengan kompleksitas, perkembangan perusahaan, juga untuk mengikuti perkembangan jaman. Dengan adanya software komputer, maka pekerjaan yang manual dan memakan banyak waktu dan tenaga seperti paper work akan semakin berkurang. Selain itu, komputer juga dapat memproses lebih banyak data dalam waktu yang relatif cepat, sehingga efisiensi pun akan didapatkan.

Data yang diolah dalam komputer akan menjadi output berupa informasi finansial ataupun non finansial. Proses pengolahan data ini dapat dilakukan secara terdistribusi maupun terpusat. Terdistribusi berarti data diolah secara terpisah (misalnya dalam tiap komputer tanpa terhubung ke jaringan), sedangkan pengolahan terpusat berarti data diolah secara terpusat, dengan satu database sebagai wadah untuk menampung semua data perusahaan (misalnya: komputer terhubung ke jaringan perusahaan untuk pengolahan data).

Dengan menggunakan komputer, laporan yang terlambat ataupun informasi yang non struktural bisa dapat diminimalisasi berkat pengendalian dan penerapan akuntansi untuk menghasilkan informasi yang layak dan berguna dan memenuhi prinsip akuntansi bagi perusahaan.

Spesifikasi komputer yang dibutuhkan

    Untuk memasang software akuntansi MYOB Accounting  ini,  maka diperlukan peralatan Software dan Hardware. Untuk Software membutuhkanSystem Operasi mMcrosoft Windows versi 2000.ME, atau Vista.

Adapun Spesifikasi Minimum Hardware yang dibutuhkan adalah :

Komputer dengan Prosesor II-200 Mhz atau yang lebih baik denganInternal Memori sebesar 64 MB RAM

Windows Compatible Printer dan Mouse Or Pointing Device

Monitor dengan Resolusi 1024 x 768 ( 768 x 1024 ) untuk tablet PC , atau16 bit colour

CD Room Drive ruang fixed disk minimal 200 MB ( untuk ruang file modul standar software saja tidak termasuk ruang disk untuk file anda )

Instalasi MYOB Accounting 

    Installer MYOB Accounting bisa diperoleh melalui beberapa cara yaitu :

Untuk Versi Trial bisa men-download di Internet dengan alamat URL :www.myob.com.sg

Untuk Versi Full Version bisa langsung membeli ke toko-toko software/daeler resmi/agen/konsultan yang dipercaya oleh MYOB internasional

Untuk memahami lebih lanjut dalam proses Instalasi, maka berikut ini adalah ada beberapa tahapan yang harus diikuti oleh anda pada saat pemasangan MYOB Accounting Versi Trial yakni;

Masukkan CD Installer ke dalam CD Rom

Tampilan pertama adalah menu pembuka dari Installer MYOB akan terlihat, kemudian 

Klik Next > lalu anda lanjutkan dengan memilih

Pilih Indonesia, lalu Klik 

Klik NEXT>

Maka komputer akan menampilkan End User License Agreement ( EULA) sebagai pilihan untuk anda apakah akan menerima atau tidak,  kemudian anda melanjutkan dengan mengklik

Klik tombol Accept

Selanjutnya MYOB akan memberikan pilihan pada anda untuk memilih salah satu dari dua pilihan dibawah ini yaitu pilih ;

TYPICAL > bila anda ingin memilih fitur-fitur yang sering digunakan oleh User. Adapun untuk Rekomendasi pada anda sebaiknya  pilih : Typical kemudian anda pilih

CUSTOM > bila anda ingin memilih sendiri fitur-fitur mana sajakah yang ingin di Install atau yang ingin dihilangkan oleh anda.

Proses diatas pun akan memberikan pilihan destination folder Myob secara otomatis akan diberikan di c:/Accounting 

Kemudian Klik Next>

Klik Next > lagi untuk memulai Proses Peng-copy-an file berjalan selama beberapa menit ( 3-5 menit ) kemudian anda tunggu hingga selesai proses Install

Untuk proses Instalasi tersebut kemudian komputer akan meminta kepada anda untuk Restart

Kemudian setelah selesai proses Instalasi komputer akan ditampilkanhelp webpage Myob

Membuka Program MYOB Accounting

    Ada beberapa cara untuk dapat menjalankan Program Myob pada windows XP yaitu ;

    a. Dari menu Task Bar Windows

        Buka menu Start di windows kemudian :

Pilih All program

Pilih myob Accounting 

Pilih + myob Accounting 

b. Dari Desktop Windows

Double Klik pada Ikon myob Accounting 

Menu-Menu Pilihan pada Program MYOB Accounting

Fungsi StarUp Myob antara lain : Open (Untuk Membuka data perusahaan yang sudah dibuat), Create (Untuk Membuat Perusahaan yang baru), Explore, What’s New (Tentang apa yang dimiliki oleh myob versti baru), Exit.

Mempunyai modul yang banyak : Account, Banking, Sales, Time Billing, Purchases, Payroll, Inventory, Card File, Mempunyai Linked Account dan setup Assistant untuk memudahkan dalam pengerjaan laporan.

Modul-modul yang terdapat pada MYOB:

Accounts (Jurnal Umum) adalah fungsi untuk membuat daftar accont atau rekening dan merubah daftar nya serta membuat Buku jurnal umum untuk penyusutan atau berbagai macam transaksi.

Banking (Modul Bank) adalah fungsi bagaimana cara membelanjakan dan menerima uang dan bekerja dengan rekening bank

.Sales (Modul Penjualan) adalah fungsi untuk memasukkan faktur dan tanda kutip dan untuk mengatur lain aktivitas penjualan sehari-hari.

Time Billing (Modul aktivitas dengan dasar waktu) adalah fungsi untuk menciptakan arsip aktivitas dan faktur untuk jasa yang telah ditentukan waktunya.

Purchases (Modul Pembelian) adalah fungsi untuk memasukkan pesanan pembelian dan rekening/daftar dan untuk mengatur aktivitas sehari-hari membeli yang lainnya.

Payroll (Modul Penggajian) adalah fungsi untuk menyediakan arsip daftar gaji dan untuk menciptakan cek upah untuk karyawan

Inventory (Modul Pengelolaan Inventory/stok) adalah fungsi untuk menyediakan dan mengatur materi yang dibeli, menjual atau menginventarisir.

Card File (Modul Relasi) adalah fungsi untuk menciptakan dan mengatur arsip yang permanen untuk pelanggan, sales (penyalur), karyawan dan kontak pribadi. Fungsi ini biasanya diperlukan untuk transaksi, dan mereka dapat dipertimbangkan suatu sudut arsip bisnis.

Setup Assistant adalah fungsi/tombol untuk mempersiapkan data pelanggan (Costumise), data rekening (Account), ketentuan-ketentuan dan rekening penjualan (Sales), rekening pembelian (Purchases), dan yang berhubungan dengan penggajian (payroll).

Bulan periode dalam program MYOB ada 12 periode dan 13 periode.

Dengan pengaturan linked account setelah masuk transaksi pertama, dapat mengurangi banyaknya masukan yang harus dibuat, dan di sana lebih sedikit peluang untuk kesalahan cetak dan lain kesalahan yang pasti telah dikoreksi dalam rangka melengkapi dan menyudahi suatu transaksi.

Dengan Linked Account kita dapat memasukan Transaksi dengan cepat dan membuatnya lebih mudah untuk para pemakai untuk mempergunakan dengan baik program myob, sekalipun mereka tidak mempunyai banyak pengalaman akuntansi. Linked account telah dihubungkan dan telah disediakan secara otomatis

Untuk membuat laporan

Klik Reports pada Command Centre Pilih laporan yang diinginkan

Sementara pada menu judul tertera Reports pilih index to reports atau reports to batch.